Mi sección, Shaina BBG , está muy dispersa.  Vivimos en lugares como Raleigh, Chapel Hill, Durham, Wake Forest, Apex y Cary. Para que os hagáis una idea, Chapel Hill y Wake Forest están a una hora de distancia, así que reunirnos todas en un mismo lugar no es tarea fácil. Este trimestre hemos aprendido un montón de formas de trabajar bien juntas a pesar de la distancia y quería compartir tanto nuestras dificultades como la forma en que las superamos, además de algunos consejos que han fortalecido nuestra junta directiva.

Para empezar, no contamos con un centro comunitario judío (JCC) ni con ningún miembro que pueda actuar como anfitrión, lo que complica las cosas. Hemos encontrado un centro comercial que está bastante céntrico. Para las cenas entre semana iremos a ese centro comercial y, aparte de eso, no organizamos actividades entre semana. Los fines de semana, alternamos los lugares y ofrecemos programas más largos, por lo que tiene sentido que los miembros se desplacen hasta una hora para asistir a un evento.

En mi región contamos con reuniones de la junta ejecutiva en las que podemos planificar todo el mandato, pero cuando llega el segundo mandato, nos quedamos atascados. Como es difícil desplazarse, las reuniones presenciales de la junta son poco frecuentes. Una estrategia que se nos ocurrió es celebrar una reunión presencial de la junta al comienzo de cada mandato para planificar el año. Da igual si esa reunión se celebra en la sede de la junta ejecutiva o en una cafetería: hace que todo el año sea mucho más fácil.

Mi siguiente consejo es que fomentéis la cohesión del equipo directivo. Dado que gran parte de vuestra comunicación como equipo directivo se realizará por mensajes de texto, es importante que conozcáis a los demás miembros para minimizar los malentendidos. Intentad entender cómo habla y escribe cada uno para que nada se malinterprete. Además, si hay malentendidos o cualquier problema entre la junta, acude a tu n’siah/godol y/o a tu asesor. Están ahí para ayudarte y es esencial que la junta trabaje bien en equipo para tener una sección fuerte.

Una nueva estrategia que nuestra n’siah ha puesto en marcha este año es la programación de las reuniones de la junta directiva. Nuestras reuniones se celebran los lunes por la tarde, por lo que el lunes por la mañana nos envían el orden del día. Esto nos ayuda a centrarnos en lo que hay que hacer y a saber qué esperar cuando nos conectamos. Como sh’licha del capítulo, esto me hace responsable de planificar, dirigir y comunicar mis planes para el programa del Shabat. Además, esto garantiza que nuestras llamadas no se prolonguen más de una hora. Al final de la llamada, nuestra mazkirah nos envía una lista de tareas pendientes al chat de grupo con las tareas asignadas a cada una de nosotras, lo que nos ayuda a rendir cuentas, a mantenernos organizadas y a evitar malentendidos.

Este trimestre, hemos creado un Google Drive con toda la información que podríamos necesitar como miembros de la junta. Incluye una hoja de cálculo de Google con todos nuestros miembros, tanto activos como inactivos, su información de contacto, ubicación general, mentores y alumnos, así como nuestros candidatos, ya que no podemos ver esa información en MyBBYO. Contamos con un formulario de presupuesto para poder comunicarnos con nuestro Gizborit cuando necesitemos que nos reembolsen cualquier gasto relacionado con un programa. Tenemos una lista de ideas para programas, así como el paquete electoral y, por último, una hoja de planificación para cada programa, de modo que podamos comunicar todos nuestros planes y editarlos en nuestro tiempo libre. Este Google Drive ha sido fantástico para la organización de mi sección, así como para la comunicación, y recomendaría a todas las secciones que lo implementaran.

Por fin estamos empezando a sacar partido al calendario de «GroupMe». Podemos incluir enlaces para inscribirse, así como las ubicaciones, las horas y las fechas. Este calendario se sincroniza con cualquier otro calendario que utilices. Si esto no te resulta lo más adecuado, te recomendaría crear un calendario de Google al que los miembros y los padres puedan suscribirse, como una forma adicional de mantenerlos al corriente de todos los eventos.