A todos nos ha pasado alguna vez: un evento va sobre ruedas y según lo previsto, pero de repente surge un imprevisto. Puede tratarse de un hueco inesperado, de la falta de materiales o de que algo lleve más tiempo del previsto. Es normal que estas situaciones nos pongan nerviosos, pero se pueden evitar fácilmente con solo un poco de esfuerzo adicional. 

• Ten siempre una copia de seguridad
  • Un problema con el que me he topado muchas veces durante un evento es tener un hueco imprevisto en el programa que hay que cubrir. Este tipo de huecos pueden surgir en cualquier tipo de evento, así que es mejor estar preparado. También es posible que tengas que cambiar algunas cosas debido a problemas con los materiales o la ubicación de tu programa. Siempre que planifiques un programa, piensa en al menos dos actividades de reserva que puedas llevar a cabo en caso de que algo salga mal. No tienen por qué ser complicadas, y no es necesario cambiarlas para cada evento. Lo más importante es que mantengan a los miembros interesados. 
• Organiza tu tiempo
  • La mejor manera de evitar el estrés a la hora de organizar un programa es elaborar un calendario minucioso. Colabora con las demás personas encargadas de la planificación y con los miembros de tu junta directiva para calcular cuánto tiempo necesitas realmente. Asegúrate de dejar tiempo suficiente para las actividades de montaje y limpieza. Un tipo de programa en el que esto es extremadamente importante es el de cocina. Puede parecer un poco tonto y redundante, pero asegúrate de tener en cuenta el tiempo de cocción al planificar los programas. He asistido a programas en los que no se tuvo en cuenta adecuadamente el tiempo de cocina y acabó habiendo mucho tiempo de espera. La clave está en encontrar el equilibrio entre tener suficiente margen de maniobra para que el programa sea flexible y no dejar demasiado tiempo libre.
• Toma distancia
  • Puede resultar difícil cuando te has esforzado tanto, pero intenta no encariñarte demasiado con tu programa. Pase lo que pase, habrá algo que habrá que cambiar. Nada puede ser perfecto, ¡y eso está bien! Los asistentes no se darán cuenta de que algo falla a menos que lo hagas evidente.
• Vive y deja vivir
  • Esto puede sonar muy hipócrita, pero a veces, en un evento, puede ser mejor no forzar la programación para llenar un hueco. Si no hay una actividad programada explícita, pero la gente está socializando y parece estar pasándolo bien, ¡dejad que sigan así! Para mantener el bienestar de tu sección, los miembros deben poder crear un fuerte espíritu de hermandad, y esta es una forma estupenda de hacerlo. ¡También puede ser una forma estupenda de integrar más a los MIT y a los posibles nuevos miembros en la sección! La clave aquí es asegurarse de que la energía se mantenga alta y de que la gente no se quede parada aburrida.